ACESSO

O acesso ao ALFA GRC se dá por intermédio do navegador para a internet (Microsoft Internet Explorer), onde o usuário digita um endereço definido pela empresa. Após isto, o sistema exibe a página inicial de acesso, onde são solicitadas a identificação do usuário e sua senha particular.

  Esta identificação determina o nível de acesso do
  usuário, que pode ser um administrador com acesso
  total ou um usuário operacional com liberação às
  funções que lhe cabem e restrição às demais.

USUÁRIOS

A estrutura de múltiplos usuários implementa o controle
de acessos, onde é possível parametrizar liberações e restrições às funções do sistema. É também por seu intermédio, que informações confidenciais podem ser protegidas do acesso geral.

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REGISTRO DE ACOMPANHAMENTOS

Os acompanhamentos são classificados em Visitas especiais, geralmente solicitadas por clientes que estão com algum problema ou querem discutir projetos novos, Visitas cortesia, sob forma de acompanhamentos de rotina para que o relacionamento esteja sempre aquecido e do tipo Outros, comumente utilizado para o registro de contatos (telefônicos geralmente).

São sempre vinculados a um cliente ou prospect (que podem ser cadastrados diretamente no ALFA GRC ou aproveitados de cadastros de outros sistemas que a empresa já tenha).

O conjunto data do acompanhamento + freqüência de visitas, irá orientar o ALFA GRC nos controles de freqüência ideal de visitas a clientes.

Cada registro de acompanhamento segue-se sempre de aviso (por email) aos administradores do sistema e/ou gestores do negócio para que estes tomem conhecimento dos passos da equipe de vendas. Outros envolvidos também podem ser participados do registro de um acompanhamento.

Acompanhamentos, principalmente os do tipo Especial, podem demandar ações requeridas, cujos prazos e comunicação aos envolvidos (por email) são controlados pelo ALFA GRC.

Na medida em que as providências para o atendimento das ações requeridas são tomadas, elas necessitam ser relatadas no ALFA GRC, sem o que, caso o prazo indicado em uma ação vença, os responsáveis pelo acompanhamento (visita ou contato) registrado, são comunicados (por email) para que possam cobrar os envolvidos.
 

 
AVISOS/ ALERTAS (emails)

Todos os registros efetuados no ALFA GRC são seguidos de avisos e alertas (por email) aos envolvidos e responsáveis, o que o caracteriza como um sistema de gestão ativa. Como exemplo, seguem emails gerados na ativação do registro de um acompanhamento (visita ou contato).
 

     
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FILTRO DINÂMICO DE INFORMAÇÕES

Para um gerenciamento eficaz de informações, é fundamental poder filtrá-las segundo critérios momentâneos de necessidade, o que se torna possível com uma vasta gama de atributos e com a possibilidade de combiná-los.

As interfaces para filtro de informações do ALFA GRC correspondem a esta necessidade de forma extremamente satisfatória.

CONSULTA E RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTOS

A partir do filtro, baseado na combinação de atributos
desejada, será exibida uma lista com os acompanhamentos selecionados.

Ao escolher um acompanhamento, este será exibido em sua íntegra na forma de consulta (preview em tela) após o que poderá ser impresso.

GESTÃO DE FREQUÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO
A CLIENTES

Tão importante quanto informações de acompanhamento aos clientes é ter um controle eficaz de freqüência ideal de seu acompanhamento. Somente assim os clientes têm a sensação de terem firmado uma real parceria com esta empresa.

A eficácia nesta tarefa só é alcançada com base em um sistema de controle, pois diante do grande leque de clientes de uma empresa é impossível memorizar esta periodicidade.

 
Esta nobre função faz também parte do escopo do ALFA GRC. Todos os clientes são parametrizados segundo a freqüência (semanal, mensal, bimestral, ...) ideal para visitá-los.

 
Esta freqüência, combinada com a última visita realizada, permite ao sistema emitir aos envolvidos, na periodicidade desejada, uma lista com os clientes a serem visitados, indicando também clientes que já deveriam ter sido visitados há tempo.

CLIENTES E PROSPECTS

O registro de acompanhamentos (visitas ou contatos) é sempre baseado em clientes ou prospects, sendo um
dos principais cadastros do ALFA GRC.

É comum, no entanto, que a empresa já tenha outro sistema com os clientes cadastrados e, nesta situação, realiza-se uma integração deste sistema com o
ALFA GRC, que irá tratar somente os atributos adicionais não presentes no cadastro original.
 

Caso a empresa não tenha os clientes cadastrados
em outro sistema, eles podem ser incluídos e
administrados diretamente no ALFA GRC, que pode
ainda disponibilizar este cadastro para outros sistemas
que a empresa venha a adquirir ou desenvolver.